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一、職位信息 職位名稱：董事長秘書 部門：總裁辦 匯報對象：董事長 二、職位概述 作為董事長的日常事務管家與戰(zhàn)略執(zhí)行樞紐，負責統(tǒng)籌董事長日常工作事務、會議管理、文件處理及跨部門協(xié)調，確保董事長決策高效落地。需具備極強的細節(jié)把控能力、文書處理能力與應急響應能力，同時深入理解文旅行業(yè)特性，為董事長提供精準、專業(yè)的支持服務。 三、主要職責 1. 日常事務管理 行程規(guī)劃：負責董事長行程管理，包括商務會議、考察調研、行業(yè)活動等日程安排，協(xié)調時間沖突，提前準備行程資料（如會議議程、項目簡介、接待方案等）。 文件處理：審閱、整理董事長往來文件（如公文、函件、報告等），分類呈遞重要事項，跟進待辦任務，確保信息傳遞及時準確。 事務代辦：協(xié)助處理日常事務（如差旅預訂、客戶禮品籌備等），減輕董事長非核心工作負擔，提升工作效率。 2. 會議與決策支持 會議統(tǒng)籌：組織董事長主持的各類會議（如戰(zhàn)略研討會、項目評審會、高層例會等），包括會議通知、資料收集、場地布置、會議記錄及紀要撰寫。 決議跟進：跟蹤會議決議執(zhí)行情況，定期向董事長反饋進展，協(xié)調相關部門解決執(zhí)行中的問題，確保決策閉環(huán)。 資料準備：根據(jù)董事長需求，收集整理文旅行業(yè)政策、市場數(shù)據(jù)、競品動態(tài)等資料，協(xié)助起草講話稿、演講稿、對外函件等文書。 3. 跨部門協(xié)調與外部溝通 內部協(xié)作：對接各部門（如運營、營銷、財務、人力等），傳達董事長工作要求，收集核心經(jīng)營數(shù)據(jù)（如項目進度、營收指標、客訴情況等），提煉關鍵信息供董事長決策參考。 外部對接：協(xié)助董事長接待政府領導、重要客戶、合作伙伴等，協(xié)調接待流程（如禮儀安排、行程陪同、資料提供等），維護外部關系網(wǎng)絡。 公關支持：配合品牌部門處理媒體溝通、行業(yè)活動邀約等事務，協(xié)助董事長維護公眾形象與行業(yè)影響力。 4. 文檔管理與合規(guī)把控 檔案管理：建立董事長專屬文件檔案庫，分類存儲戰(zhàn)略規(guī)劃、合同協(xié)議、會議記錄等重要資料，確保文檔安全與可追溯性。 合規(guī)審核：對董事長簽署的文件進行格式、內容合規(guī)性初審，規(guī)避法律風險與流程漏洞，必要時協(xié)調法務部門介入。 保密管理：嚴格遵守公司機密制度，妥善處理敏感信息（如未公開戰(zhàn)略、財務數(shù)據(jù)、人事變動等），杜絕信息泄露。 5. 應急響應與行政支持 突發(fā)事件處理：協(xié)助董事長應對緊急情況（如項目突發(fā)危機、投訴事件等），及時傳遞信息，協(xié)調相關部門啟動應急預案。 行政支持：統(tǒng)籌總裁辦日常行政事務（如辦公用品采購、費用報銷、資產(chǎn)盤點等），保障部門高效運轉。 四、任職要求 教育背景 本科及以上學歷，行政管理、漢語言文學、旅游管理、公共關系等相關專業(yè)；碩士學歷或文秘專業(yè)認證優(yōu)先。 持有秘書職業(yè)資格證書（如高級秘書）、公文寫作培訓證書者優(yōu)先。 工作經(jīng)驗 3 年以上高管秘書、行政主管或文旅行業(yè)綜合管理崗位經(jīng)驗；有上市公司、大型文旅集團工作經(jīng)驗者優(yōu)先。 具備文旅項目（如景區(qū)、酒店、文旅活動）基礎認知，熟悉文旅行業(yè)常用術語與業(yè)務流程。 專業(yè)技能 文書能力：精通公文寫作（如報告、紀要、演講稿），語言表達精準流暢，具備快速記錄與整理能力。 辦公技能：熟練使用 Office 辦公軟件（尤其 Excel 數(shù)據(jù)處理、PPT 可視化呈現(xiàn)）、OA 系統(tǒng)及日程管理工具（如 Outlook）。 溝通能力：具備優(yōu)秀的口頭表達與傾聽能力，善于與高層、部門及外部機構高效溝通。 細節(jié)把控：做事細致嚴謹，能同時處理多任務并確保零差錯，具備較強的時間管理與優(yōu)先級判斷能力。 能力素質 忠誠度：嚴守職業(yè)操守，對公司戰(zhàn)略與董事長決策絕對忠誠，保守核心機密。 抗壓能力：適應高頻出差與彈性工作節(jié)奏，能在高壓環(huán)境下保持高效工作狀態(tài)。 服務意識：以董事長需求為導向，主動預判工作任務，提供前瞻性支持（如提前準備會議資料、提醒關鍵節(jié)點）。 學習能力：快速掌握文旅行業(yè)新知識（如政策新規(guī)、技術應用），適應公司業(yè)務多元化發(fā)展需求。