一、崗位職責
1. 檔案管理
- 負責公司各類檔案(文書、人事、合同、項目等)的收集、整理、分類、歸檔、保管及銷毀工作,確保檔案完整性和安全性
- 建立并維護電子檔案數(shù)據(jù)庫,推進檔案數(shù)字化管理,定期檢查檔案存儲環(huán)境(溫濕度、防火防盜等)
- 制定檔案管理制度及標準化流程,監(jiān)督各部門檔案移交情況,配合審計/巡察工作提供檔案材料
- 處理檔案借閱、調(diào)取、查詢申請,嚴格審批流程并做好登記備案
2. 綜合后勤支持
- 統(tǒng)籌辦公物資采購、庫存管理及發(fā)放,定期盤點并優(yōu)化成本
- 協(xié)調(diào)會議室安排、設備維護、辦公環(huán)境巡查及物業(yè)對接
- 協(xié)助做好工會活動,包括員工福利發(fā)放、活動組織、差旅行程對接等行政事務
- 處理突發(fā)事件(如設備故障、環(huán)境問題)并做好應急預案
3. 制度執(zhí)行與保密
- 落實國家檔案法規(guī)及公司管理制度,確保合規(guī)性
- 執(zhí)行保密制度,對涉密檔案進行分級管控,定期開展檔案安全自查
- 配合完成年度檔案管理考核及整改工作
4. 其他工作
- 起草檔案管理報告及后勤數(shù)據(jù)分析
- 協(xié)助部門完成臨時性專項任務(如資質(zhì)申報材料整理)
二、任職需求
1. 基本條件
-學歷:大專及以上學歷,檔案管理、行政管理、文秘、圖書情報等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
- 經(jīng)驗:5-10年檔案管理或綜合行政工作經(jīng)驗,有國企/事業(yè)單位經(jīng)驗者,有檔案管理資質(zhì)優(yōu)先
- 政治素養(yǎng):中共黨員優(yōu)先,遵紀守法,責任心強,服從組織安排
2. 專業(yè)技能
- 熟悉《檔案法》及國企檔案管理規(guī)范,掌握檔案分類、編碼、檢索方法
- 熟練使用Office辦公軟件、OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)(如量子、紫光等)
- 具備基礎數(shù)據(jù)處理能力(Excel報表、數(shù)據(jù)可視化)
- 持有取得國家/當?shù)貦n案局統(tǒng)一頒發(fā)的《檔案崗位資格培訓合格證》或檔案管理員資格證書或保密培訓證書者優(yōu)先
3. 附加要求
- 年齡一般不超過40周歲,條件優(yōu)異者可放寬到45周歲
- 能適應偶爾加班或緊急任務(如上級檢查)
- 具備基礎公文寫作能力(如撰寫檔案管理總結(jié))