工作內(nèi)容:
1. 文書輔助工作:負(fù)責(zé)指揮部部分文書的起草、編輯和修訂,包括但不限于日常通知、工作匯報(bào)、簡單的會(huì)議紀(jì)要等,確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范;協(xié)助整理和歸檔相關(guān)文書資料,保障文件資料的有序存放,方便查詢和使用。協(xié)助做好各類月報(bào)數(shù)據(jù)填報(bào)和提交,包括但不限于考勤、能耗、用車統(tǒng)計(jì)、人員信息等。
2. 車輛調(diào)度與管理:合理安排指揮部車輛的調(diào)度工作,根據(jù)工作任務(wù)、人員出行需求和車輛使用狀況,優(yōu)先保障重點(diǎn)工作和緊急任務(wù)的用車需求;負(fù)責(zé)車輛的日常管理,包括車輛的基本信息登記、維護(hù)保養(yǎng)安排、油耗統(tǒng)計(jì)、年檢等工作,確保車輛處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。
3. 勞務(wù)外包人員管理:建立勞務(wù)外包人員信息檔案,記錄人員基本信息、工作安排、考勤等情況,進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理;協(xié)調(diào)勞務(wù)外包人員的工作分配和任務(wù)調(diào)整,處理勞務(wù)外包人員在工作過程中的問題和糾紛,確保勞務(wù)外包工作順利開展。
4. 指揮部報(bào)銷管理:負(fù)責(zé)指揮部報(bào)銷單據(jù)的收集、審核,確保報(bào)銷內(nèi)容符合指揮部財(cái)務(wù)規(guī)定,報(bào)銷手續(xù)齊全;對報(bào)銷數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和整理、分類掃描原始票據(jù)及說明并存檔,協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷流程的推進(jìn)和報(bào)銷款項(xiàng)的發(fā)放,定期分析報(bào)銷情況,提出成本控制建議。
5. 指揮部考勤休假管理:建立和維護(hù)指揮部考勤休假制度,準(zhǔn)確記錄員工的出勤情況、請假休假申請和審批流程;定期匯總考勤數(shù)據(jù),為工資核算、績效考核等提供依據(jù),處理考勤相關(guān)的問題和爭議,確??记诠芾淼墓?、公正。
6. 配合后勤合同管理:配合管理后勤相關(guān)合同(如車輛租賃、物業(yè)服務(wù)合同等)的起草、審核、簽訂和歸檔工作,確保合同條款清晰、合法有效;及時(shí)登記合同約定條款的重要信息,包括但不限于合同內(nèi)容、金額、執(zhí)行期限、維保等;跟蹤后勤合同的執(zhí)行情況,協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題,保障指揮部后勤服務(wù)的穩(wěn)定供應(yīng)。
7. 辦公、宿舍水電燃?xì)夤芾恚憾ㄆ诮y(tǒng)計(jì)記錄辦公及宿舍的水電燃?xì)庥昧?,按時(shí)繳納相關(guān)費(fèi)用,避免因欠費(fèi)導(dǎo)致服務(wù)中斷; 對水電燃?xì)馐褂们闆r進(jìn)行監(jiān)控和分析,發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理和上報(bào),提出節(jié)約能源的建議和措施。
8.建立指揮部快遞管理臺(tái)賬,準(zhǔn)確記錄每次快遞使用情況。
9. 其他工作:完成部分負(fù)責(zé)人交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù),積極配合綜合部及其他部門的工作,保障指揮部整體工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。